Sorsend Datenschutzrichtlinie

1. Wer wir sind – Verantwortlicher

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für Sorsend als Verantwortlichen für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit den von uns innerhalb der Europäischen Union angebotenen Diensten verarbeitet werden.

2. Welche personenbezogenen Daten wir erheben

Wir können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erfassen und verarbeiten:

• a. Identitäts- und Kontaktdaten
  • Vollständiger Name, E-Mail-Adresse
  • Kontaktdaten, die Sie über Kontaktformulare oder Supportanfragen übermitteln
• b. Nutzungs- und Kontodaten
  • E-Mails und Aufgabeninhalte, die Sie auf unsere Plattform hochladen oder synchronisieren
  • Präferenzen, Labels und Tags, die Sie anwenden
• c. Geräte- und technische Daten
  • Protokolldaten zu Ihrer Aktivität (z. B. Zugriffszeitpunkte, angeklickte Funktionen)
  • Internetprotokoll-Adresse (IP-Adresse), ausschließlich um Ihr Land abzuleiten, damit wir die Marketing-Website auf Deutsch oder Englisch anzeigen können
• d. Nutzungs- und Interaktionsdaten
  • Interaktionsmuster mit Funktionen und Einstellungen
  • Nutzerdaten für Fehlerbehebung und Optimierung
• e. Daten von Drittanbieter-Integrationen
  • Informationen, die von Diensten abgerufen werden, die Sie mit Sorsend verbinden (z. B. Gmail, Outlook)
• f. Marketing- und Kommunikationspräferenzen
  • Aufzeichnungen Ihrer Kommunikationsentscheidungen (z. B. Newsletter-Anmeldungen)

3. Wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke und auf den jeweiligen Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 der DSGVO:

Website-Sprache und IP-Adresse

Wenn Sie sorsend.com besuchen, lesen wir die IP-Adresse Ihrer Anfrage und leiten daraus ausschließlich Ihr Land ab. Das geschieht auf unserer eigenen Infrastruktur mit einer lokalen Länderdatenbank. Wir übermitteln Ihre IP-Adresse für diesen Zweck nicht an einen externen Geolocation-Anbieter.

Ist das abgeleitete Land Deutschland, Österreich, die Schweiz oder Liechtenstein (DACH-Raum), zeigen wir die deutsche Fassung der Marketing-Website. Besucherinnen und Besucher aus allen anderen Ländern sehen Englisch. Die IP-Adresse und das abgeleitete Land speichern wir für diesen Zweck nach der Anfrage nicht.

Sie können die Sprache jederzeit über die Sprachauswahl ändern. Ihre Wahl speichern wir in einem unbedingt erforderlichen Erstanbieter-Cookie namens sorsend_locale, damit wir Ihr Land bei späteren Besuchen nicht erneut ableiten müssen. Der Aufruf einer ausdrücklich deutschen URL wie /de legt Sie nicht allein auf Deutsch fest.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Marketing-Website in einer voraussichtlich nützlichen Sprache anzuzeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es handelt sich nicht um eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO. Sie können widersprechen, indem Sie office@sorsend.com kontaktieren oder Ihre bevorzugte Sprache auswählen.

4. Google-Nutzerdaten und Limited Use

Dieser Abschnitt wurde am 17. August 2026 aktualisiert, um die von Sorsend angeforderten Google-OAuth-Berechtigungen und unsere Einhaltung der Limited-Use-Anforderungen von Google zu dokumentieren.

Wenn Sie ein Google-Konto mit Sorsend verbinden, fordern wir die fünf unten aufgeführten OAuth-Berechtigungen an. Wir nutzen jede Berechtigung nur, um nutzerbezogene Funktionen in der Sorsend-Anwendung bereitzustellen.

Berechtigungen, die wir anfordern

• Verknüpfung mit Ihren persönlichen Daten bei Google (openid)
  • Worauf wir zugreifen: Eine OpenID-Kennung, die Ihr Google-Konto mit Ihrem Sorsend-Konto verknüpft.
  • Warum wir sie nutzen: Um Sie sicher anzumelden und Ihre Google-Identität dem richtigen Sorsend-Nutzer zuzuordnen.
  • Wie sie gespeichert werden: Wird als Teil Ihrer Authentifizierungsdaten gespeichert.
• Ihre primäre Google-Konto-E-Mail-Adresse anzeigen (email)
  • Worauf wir zugreifen: Ihre primäre Google-Konto-E-Mail-Adresse.
  • Warum wir sie nutzen: Um Ihr Sorsend-Konto zu erstellen und zu identifizieren, das verbundene Postfach anzuzeigen und synchronisierte E-Mails dem richtigen Nutzer zuzuordnen.
  • Wie sie gespeichert werden: Wird in Ihren Nutzer- und Postfachdaten gespeichert.
• Ihre persönlichen Daten anzeigen, einschließlich öffentlich verfügbarer Angaben (profile)
  • Worauf wir zugreifen: Ihr Google-Name und Ihr Profilfoto, sofern verfügbar.
  • Warum wir sie nutzen: Um Ihre Kontoidentität in Sorsend anzuzeigen.
  • Wie sie gespeichert werden: Name und Avatar können in Ihrem Nutzerprofil gespeichert werden.
• Ihre E-Mail-Nachrichten und Einstellungen anzeigen (gmail.readonly)
  • Worauf wir zugreifen: Gmail-Nachrichteninhalt, Kopfzeilen, Labels und Postfacheinstellungen, die zum Synchronisieren von Posteingang und Gesendet benötigt werden.
  • Warum wir sie nutzen: Um Ihr Postfach in Sorsend anzuzeigen, E-Mails zu kategorisieren, Aufgaben und Projekte zu erstellen und E-Mail-Intelligence-Funktionen bereitzustellen.
  • Wie sie gespeichert werden: Synchronisierte Nachrichteninhalte und Metadaten werden in Ihrem Sorsend-Arbeitsbereich gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist oder bis Sie die Daten löschen.
• E-Mails in Ihrem Namen senden (gmail.send)
  • Worauf wir zugreifen: Berechtigung, E-Mails von Ihrem verbundenen Gmail-Konto zu senden. Dieser Scope gewährt für sich genommen keinen Lesezugriff auf E-Mails.
  • Warum wir sie nutzen: Damit Sie Antworten und neue Nachrichten aus Sorsend mit Ihrer eigenen Gmail-Adresse senden können (Reply-System).
  • Wie sie gespeichert werden: Nachrichten, die Sie über Sorsend senden, werden in Sorsend gespeichert und erscheinen in Ihrem Gmail-Ordner Gesendet. Wir senden keine E-Mails von Ihrem Konto, sofern Sie den Versand nicht in der Anwendung auslösen.

Limited-Use-Verpflichtungen

Sorsend erfüllt die Limited-Use-Anforderungen von Google für Gmail und andere eingeschränkte Google-Nutzerdaten:

• Nur nutzerbezogene Funktionen. Wir verwenden Gmail- und andere Google-Nutzerdaten ausschließlich, um nutzerbezogene Funktionen bereitzustellen oder zu verbessern, die in der Sorsend-Anwendung sichtbar sind, einschließlich Postfachsynchronisierung, E-Mail-Anzeige, KI-gestützter Kategorisierung und Aufgabenerstellung sowie dem Senden von Antworten, die Sie verfassen.
• Keine Werbung. Wir verwenden oder übertragen Google-Nutzerdaten, einschließlich Gmail-Inhalten, nicht zur Ausspielung von Werbung. Das umfasst Retargeting, personalisierte Anzeigen und interessenbezogene Werbung.
• Keine unbefugte Weitergabe. Wir übertragen Google-Nutzerdaten nicht an Dritte, außer: (a) um nutzerbezogene Funktionen bereitzustellen oder zu verbessern, die in der Sorsend-Oberfläche sichtbar sind, etwa KI-Infrastruktur, die E-Mail-Inhalte unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag zu Aufgaben verarbeitet; (b) um geltendes Recht einzuhalten; (c) im Rahmen einer Fusion, Übernahme oder Vermögensveräußerung mit Benachrichtigung der Nutzer; oder (d) zu Sicherheitszwecken, etwa zur Untersuchung von Missbrauch.
• Kein menschliches Lesen von Gmail-Daten außer in zulässigen Fällen. Sorsend erlaubt Menschen das Lesen von Gmail-Daten nur, wenn: (a) Sie uns für bestimmte Nachrichten ausdrücklich zustimmen, etwa wenn Sie den Support kontaktieren und die Nachrichten teilen; (b) es zu Sicherheitszwecken erforderlich ist, etwa zur Untersuchung eines Fehlers, von Missbrauch oder Spam; (c) es zur Einhaltung geltenden Rechts erforderlich ist; oder (d) die Daten aggregiert und für interne Abläufe so verwendet werden, dass keine identifizierenden Informationen für Menschen offengelegt werden, im Einklang mit den übrigen Limited-Use-Anforderungen.
• Kein eigenständiges Modelltraining. Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu trainieren. E-Mail-Inhalte, die von KI-Anbietern verarbeitet werden, dienen ausschließlich der angeforderten nutzerbezogenen Funktion.

Sie können den Google-Zugriff von Sorsend jederzeit in den Berechtigungen Ihres Google-Kontos und durch Trennen des Postfachs in Sorsend widerrufen. Google-Kontoberechtigungen.

Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen

5. Datenweitergabe und -übermittlung

Wir geben personenbezogene Daten nur an vertrauenswürdige Dritte weiter, wenn dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Dazu gehören:

• a. Subunternehmer (Datenverarbeiter)
  • Cloud-Dienstleister (z. B. AWS, Azure)
  • E-Mail-Dienstleister
  • KI-Infrastruktur-Anbieter
  • Analyse- und Diagnosetools (z. B. Google Analytics, Microsoft Clarity)
  Alle Subunternehmer sind gemäß Art. 28 DSGVO mit Datenverarbeitungsverträgen vertraglich gebunden, die einen angemessenen Schutz gewährleisten.
• b. Drittanbieter-Integrationen

  Wenn diese Funktion verfügbar ist, können Sie Integrationen mit E-Mail-Diensten oder Produktivitätstools aktivieren. Wir greifen nur auf die für die Funktion erforderlichen Daten zu und handeln nach Ihren Anweisungen.

• c. Behörden oder Aufsichtsbehörden

  Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, können wir Ihre Daten an Gerichte, Strafverfolgungsbehörden oder öffentliche Behörden gemäß Art. 6(1)(c) DSGVO weitergeben.

6. Internationale Datenübermittlungen

Ihre Daten können in Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden. In solchen Fällen verlassen wir uns auf geeignete Schutzmaßnahmen, wie z. B.:

• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission
• Standardvertragsklauseln (SCCs), die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden
• Zusätzliche technische und vertragliche Schutzmaßnahmen

7. Aufbewahrung von Daten

• Aktive Nutzerdaten werden für die Dauer des Kontos aufbewahrt
• Nach Löschung des Kontos werden die Daten innerhalb von 30 Tagen dauerhaft gelöscht (sofern nicht gesetzlich anders vorgeschrieben)

Sie können Ihre Daten jederzeit über Ihr Konto exportieren oder löschen oder uns kontaktieren.

8. Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre Daten zu schützen, darunter:

• Verschlüsselung von Daten bei Übertragung und Speicherung
• Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen
• Erkennung von Eindringversuchen und Protokollierung
• Sichere Entwicklungs- und Bereitstellungspraktiken
• Protokolle für den Umgang mit Vorfällen
• Verschwiegenheitserklärungen und Schulungen für Mitarbeiter

9. Ihre Rechte gemäß der DSGVO

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO – 'Recht auf Vergessenwerden')
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung jederzeit (Art. 7(3) DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde (Art. 77 DSGVO)

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie: office@Sorsend.com.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir verwenden KI, um E-Mails und Aufgaben automatisch zu kategorisieren. Es werden jedoch keine Entscheidungen mit rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung getroffen.

12. Daten von Kindern

Unsere Dienste richten sich nicht an Nutzer unter 16 Jahren. Wenn wir erfahren, dass wir Daten eines Kindes unter 16 Jahren ohne nachgewiesene elterliche Zustimmung verarbeitet haben, werden wir diese Daten umgehend löschen.

13. Verantwortungsbewusster Einsatz von KI und Schutz Ihrer Daten

Sorsend nutzt künstliche Intelligenz (KI), um die Servicefunktionen zu verbessern, z. B. durch automatisierte E-Mail-Kategorisierung und Aufgabenpriorisierung. Unsere KI-Modelle sind darauf ausgelegt, die Produktivität zu steigern und Ihr Nutzererlebnis durch kontextbezogenes Verständnis und Mustererkennung zu unterstützen, wobei die Grundsätze des EU AI Act beachtet werden.

Wir verpflichten uns zu einem ethischen und datenschutzbewussten Einsatz von KI und beachten folgende Grundsätze:

• Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht zum Trainieren unserer KI-Modelle. Das bedeutet:
• Ihre E-Mails, Aufgaben und Metadaten werden nicht zur Verbesserung, zum erneuten Training oder zur Erweiterung eines Machine-Learning-Modells verwendet.
• Wir übertragen Ihre personenbezogenen Daten nicht in gemeinsame Trainingsumgebungen.
• Unsere KI-Modelle werden mit synthetischen oder anonymisierten Datensätzen trainiert, die unabhängig von den Nutzerdaten sind.

14. Aktualisierungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie aktualisieren, um Änderungen in rechtlichen, technischen oder geschäftlichen Entwicklungen zu berücksichtigen. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie über die Plattform oder per E-Mail informieren.